Кадровый аудит и профилактика нарушения трудового законодательства работодателем

Автор: Куликов Александр Александрович, юрист компании "Юрисконсульт, http://www.urisconsult.spb.ru"

Для любого современного бизнеса актуальми задачами являются отсраивание правильных и эффективных механизмов в области управления кадрами и соблюдения трудового законодательства.

Как правило, в каждой второй организации имеются масса нарушений трудового законодательства.

В случае проведения плановой комплексной проверки или целевой проверки по жалобе работника нарушения трудового законодательства вскрываются. В результате организацию и руководителя привлекают к ответственности, исходя из тяжести совершенных нарушений. На основе обширной практики юристов нашей компании мы можем дать некоторые общие рекомендации и указать на самые "тонкие места", связанные с нарушением трудового кодекса.

Кто из государственных органов могут проверить кадровую документацию организации?

• Федеральная инспекция по труду;
• Прокуратура;
• Федеральная миграционная служба;
• Налоговая инспекция;
• Внебюджетные фонды (Фонд социального страхования, Пенсионный Фонд).

Из отчета Гострудинспекции (далее ГТИ) в Санкт-Петербурге за 1-е полугодие 2012г., следует, что было проведено 656 проверок и выдано 523 предписания об устранении нарушений закона, а так же выставлены штрафы.

Среди правовых институтов законодательства о труде с практической точки зрения наиболее актуальны: 1-«оплата труда», 2-«аттестация», 3-«рабочее время». 

На комплексной проверке организации правовой инспектор ГТИ в первую очередь будет проверять следующие кадровые документы:

• правила внутреннего трудового распорядка дня,
• коллективный договора (если есть),
• штатное расписание (перечень должностей),
• график отпусков, положение об оплате труда и премировании,
• положение о персональных данных.

Так же инспектор обычно выборочно затребует несколько типовых трудовых договоров, расчетных листков, личные карточки работников, табели учета рабочего времени. 

Фонд социального страхования (далее ФСС) при проверке признает необоснованной выдачу пособия работнику на основании ксерокопии справки о доходах с прежней работы (требуется оригинал или нотариальная копия).

ФСС откажет в возмещении пособия, если вычислит, что «больничный» поддельный. При этом, работника привлекут к уголовной ответственности за пользование фальшивым документом.

Налоговая инспекция, например, снимет из расходов по налогу на прибыль затраты на оплату мобильной связи работникам, если из кадровых документов не будет следовать, что мобильная связь нужна данным работникам по характеру работы.

Поэтому целесообразно еще до проведения контрольной проверки гос. органами выявить и устранить нарушения в кадровом документообороте.

Устранение причин, способствующих нарушению трудового законодательства, сделает возникновения подобных нарушений невозможным или максимально уменьшит вероятность их появления. В большенстве случаев, мы рекомендуем прибегнуть к помощи опытных юристов.

В нашей компании практикуется следующий алгоритм аудита: юристы в сфере трудового права согласовывают с организацией порядок и сроки проведения аудита кадровой документации.

Руководителю организации на согласование представляется график проведения аудита и программа проведения кадрового аудита.

Изучение и анализ кадровых документов производится на основе выборочной или полной проверки документов, по желанию заказчика аудита.

При проверке кадровых документов проверяется соблюдение действующих законодательства о труде и охране труда.

Виды нарушения законодательства о труде

Нарушения в оплате труда работников:

1. выплата зарплаты один раз в месяц;
2. не выплата зарплаты в полном объеме;
3. не своевременная выплата отпускных;
4. возложение на работников дополнительных трудовых обязанностей без дополнительной оплаты;
5. незаконные удержания из зарплаты;
6. несоблюдение процедуры удержания из зарплаты

Ошибки в оформлении трудовых договоров:

1. трудовые договора не заключаются;
2. в содержании трудовых договорах имеются ошибки;
3. в форме бланка не указаны все обязательные условия);
4. второй экземпляр трудового договора не выдается работнику.
5. работников не знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка дня и другими документами.

Нарушения в процессе рабочего времени

• трудовые книжки ведутся с нарушениями (не своевременно делаются записи в книжку;
• ошибки в записях;
• неправильный учет книжек;
• задерживаются выдача трудовых книжек работнику и не отправляются уведомления работнику;
• необоснованное привлечение к дисциплинарной ответственности;
• неправильное оформление выплат командированным работникам;
• ошибки при предоставлении отпусков.

Нарушения законодательства об охране труда

• Нарушения при проведении инструктажей по охране труда;
• Очень многие компании не проводят инструктажи среди офисных работников, в частности вводный инструктаж по охране труда и инструктаж по пожарной безопасности;
• Нарушения при выдаче спецодежды;
• Аттестация рабочих мест.

Риски и ответственность за нарушение трудового законодательства работодателем

Риски для юр.лица-организации – административные штрафы; попадание в реестр недобросовестных работодателей; усиленный контроль со стороны проверящих; временное отстранение от работы работников (в том числе директора) не прошедших необходимые инструктажи по охране труда.

Налоговые риски – доначисления налогов и сборов из-за нарушений в кадровой документации.

Неправильное оформление выплаты премии, влечет доначисления налога на прибыль, выставление налогового штрафа.

Неправильное оформление выдачи работнику мобильного телефона влечет исключения из состава расходов по налогу на прибыль затрат организации на телефонные переговоры.

Неправильное оформление иностранных граждан влечет наложение крупных штрафов.

Выявленные нарушения, ошибки тщательно анализируются специалистами и юристами. Определяются причины и условия, возникновения нарушения законодательства и ошибок в кадровой документации.

Выстраивается четкий алгоритм действий работников отдела персонала с бухгалтерией и юридической службой, не допускающий возникновения нарушений в кадровой документации впредь. Алгоритм описывается в четких письменных рекомендациях, которые приводятся в юридическом заключении.

По итогам работы подготавливается письменное юридическое заключение, содержащее описание проведения проверки в соответствии с программой кадрового аудита, выявленные нарушения законодательства, ошибки и риски организации. В юридическом заключении приводятся правовые обоснования выводов специалистов со ссылкой на нормы (статьи) закона и рекомендации по устранению условий для возникновения сбоев и ошибок.

По итогам кадрового аудита, могут быть предоставлены, разработанные специалистами юридической компании, кадровые документы, например: должностные инструкции; трудовые договоры; локальные нормативные правовые акты по вопросам деятельности организации.